Perché la rendicontazione continua a rallentare i team IP

Oggi la velocità non è più un problema nel campo dei marchi. 

La tecnologia di ricerca dei marchi è più veloce, più completa e più globale: ciò che prima richiedeva giorni ora viene gestito in pochi minuti, con risultati sempre più basati sull'intelligenza artificiale.

Eppure, per molti professionisti del settore della proprietà intellettuale, il flusso di lavoro può ancora rallentare drasticamente in una fase cruciale: quella in cui si tratta di trasformare quei risultati in qualcosa di concreto, ovvero un parere legale chiaro e difendibile.

Dove si svolge davvero il lavoro

Nonostante tutte le innovazioni nel campo della ricerca sui marchi, la realtà della pratica in materia rimane immutata sotto un aspetto fondamentale: il valore non risiede solo nei dati, ma anche nella loro interpretazione. 

Un processo completo di verifica e valutazione può richiedere diversi giorni dall’inizio alla fine, e la maggior parte di questo tempo non viene dedicata alla raccolta di informazioni, bensì all’analisi, alla sintesi e alla stesura delle relazioni.

Questo squilibrio risulta ancora più evidente se confrontato con altre fasi del flusso di lavoro. 

Presentare una domanda può richiedere solo poche ore, ma il lavoro necessario per fornire una consulenza attendibile in merito (esaminare decine di marchi potenzialmente rilevanti, valutare i rischi e formulare una raccomandazione) può richiedere giorni.

In realtà, la maggior parte del lavoro nei processi relativi ai marchi avviene dopo il completamento della ricerca. 

Dai risultati al ragionamento: un salto complesso

A prima vista, un elenco di risultati di ricerca può sembrare semplice. 

Ma chiunque abbia redatto un parere in materia di marchi sa bene che è proprio qui che inizia il vero lavoro: la reportistica sui marchi non consiste semplicemente nel riassumere dei dati, bensì nel fornire analisi chiare e fondate che consentano di prendere decisioni aziendali con sicurezza. 

Trasformare i risultati di ricerca in consigli strategici è un passo complesso, poiché richiede ai professionisti di:

• Valutare il rischio di confusione nelle diverse giurisdizioni, soppesare le somiglianze fonetiche e concettuali e stabilire in che misura tali risultati si traducano in un rischio concreto.
  
  
• Riconcilia le informazioni incomplete o contraddittorie.
  
  
• Presentate tutto questo in un formato che risulti chiaro non solo ai colleghi del settore legale, ma anche agli stakeholder aziendali.
  
  
• Fornire una consulenza concreta e basata sul rischio, anziché limitarsi a presentare dati: è proprio in questo, come sottolinea *World Trademark Review*, che risiede il vero valore dei professionisti del settore dei marchi.
  
  
• Analizzare attentamente i risultati della ricerca per individuare eventuali conflitti, come sottolineato dall'USPTO.

Perché la rendicontazione richiede ancora così tanto tempo

La difficoltà nella segnalazione dei marchi non è casuale, ma strutturale. 

Non sorprende quindi che organizzazioni come l’Organizzazione mondiale della proprietà intellettuale descrivano la rendicontazione in materia di proprietà intellettuale come un’attività che richiede molto tempo e risorse, ma che è comunque essenziale per consentire un processo decisionale informato e di grande importanza.

Diversi fattori chiave contribuiscono a creare questa strozzatura:

Dati frammentati

I dati rilevanti sono disseminati tra registri, fonti di common law, registri di domini e banche dati aziendali. Ciascuno di essi deve essere esaminato, normalizzato e contestualizzato in un'unica visione unificata.

Carico cognitivo

Le valutazioni in materia di marchi richiedono non solo conoscenze giuridiche, ma anche capacità di giudizio. I professionisti del settore devono stabilire quali marchi siano realmente rilevanti, attribuire livelli di rischio adeguati e tradurre tali conclusioni in raccomandazioni che concilino l'esposizione legale con gli obiettivi aziendali.

Comunicazione

Un rapporto sui marchi ben strutturato non deve limitarsi a documentare i risultati, ma deve raccontare una storia coerente. Deve guidare il lettore dai dati alle intuizioni e infine all'azione.

Il costo di un processo non strutturato

Nonostante la sua importanza, oggi la rendicontazione dei marchi rimane in gran parte manuale. 

Gli operatori del settore continuano ad affidarsi a una combinazione di risultati esportati, fogli di calcolo e programmi di videoscrittura.

Questo approccio non strutturato comporta conseguenze ben note a chiunque operi nel settore:

• I punti critici vengono individuati in modo estemporaneo e le valutazioni dei rischi vengono effettuate in modo non uniforme.
  
  
• Spesso i rapporti vengono redatti da zero, anche quando sono già state condotte analisi simili.
  
  
• I rapporti possono variare notevolmente in termini di struttura e qualità a seconda di chi li redige.
  
  
• La collaborazione diventa difficile quando le informazioni non sono organizzate o condivise in modo chiaro.
  
  
• Con l'aumentare del carico di lavoro, il processo diventa più difficile da scalare, poiché ogni nuovo caso richiede lo stesso impegno manuale del precedente.

Sebbene la ricerca dei marchi sia ottimizzata in termini di velocità, la creazione manuale dei report rimane un importante collo di bottiglia. 

Mentre i risultati di ricerca vengono generati in pochi secondi, professionisti altamente qualificati impiegano spesso dalle 4 alle 10 ore o più, distribuite su più giorni, per esaminare manualmente i dati e redigere pareri legali fondati. 

Questo enorme dispendio di tempo prezioso da parte degli esperti dimostra che la vera opportunità non sta semplicemente nel lavorare più velocemente, ma nel ripensare completamente il modo in cui la rendicontazione sui marchi è strutturata, scalabile e fornita.

Ripensare la rendicontazione come flusso di lavoro

Ciò che serve non è semplicemente un modo più veloce per redigere i rapporti, ma un approccio fondamentalmente diverso alla loro creazione. 

I principali team di proprietà intellettuale stanno iniziando a considerare la rendicontazione come un flusso di lavoro dinamico, trasformandola da attività statica a processo controllato che parte dai risultati e si evolve senza soluzione di continuità verso l'analisi e la produzione di output.

Alla base di questo cambiamento c'è l'idea che l'organizzazione sia alla base della comprensione:

• Quando i risultati possono essere chiaramente contrassegnati, raggruppati e classificati in ordine di priorità, diventa più facile individuare ciò che conta davvero.
  
  
• Quando è possibile classificare il rischio in modo coerente, diventa più facile comunicare i risultati con sicurezza.
  
  
• Quando i report vengono creati sulla base di modelli strutturati, risulta più facile garantire la coerenza tra i vari team e le parti interessate.

Dalla frammentazione alla struttura

Questa è la trasformazione resa possibile da Report Composer in TrademarkNow, progettato con funzionalità intuitive che riducono al minimo il tempo necessario per imparare a utilizzarlo. 

Anziché costringere gli utenti a passare da uno strumento all'altro e da un formato all'altro, il sistema riunisce l'intero processo di reporting derivante dalle ricerche effettuate su ExaMatch, NameCheck e LogoCheck in un unico flusso di lavoro intuitivo, rendendo l'adozione semplice e meno complessa, soprattutto per le attività più complesse.

Report Composer integra l'intero processo di reporting in un flusso di lavoro coerente, in cui i risultati della ricerca diventano input dinamici per organizzare, analizzare e costruire narrazioni:

Etichettatura di precisione

Il tagging consente agli esperti del settore di identificare e raggruppare con precisione i segni distintivi, trasformando grandi volumi di dati in informazioni strutturate.

Valutazione coerente dei rischi

La classificazione introduce un quadro coerente per la valutazione del rischio, rendendo più facile individuare i conflitti critici e stabilire le priorità.

Risultato standardizzato

La redazione strutturata delle relazioni consente agli utenti di passare in modo naturale dai risultati selezionati all'analisi giuridica, utilizzando modelli che standardizzano sia il formato che il ragionamento.

Questo approccio consente di ottenere report più chiari, coerenti e facilmente giustificabili in meno di 5 minuti. 

Mantenendo i risultati organizzati e ben visibili, semplifica inoltre la collaborazione, consentendo ai team di coordinarsi facilmente, condividere informazioni e garantire la coerenza in tutto il loro lavoro.

Padroneggiare l’“ultimo miglio”

Trasformare la rendicontazione in un flusso di lavoro strutturato cambia radicalmente il modo in cui operano i team di proprietà intellettuale: ciò che un tempo richiedeva giorni di lavoro manuale e disomogeneo può ora essere standardizzato, scalabile e completato in poche ore.

Oltre alla rapidità, la rendicontazione strutturata offre una chiarezza fondamentale, rendendo visibili le informazioni, facilitando la comunicazione dei rischi e semplificando il processo decisionale. 

In definitiva, il vero valore del lavoro in materia di marchi risiede nel significato dei risultati, non solo nei dati in sé. 

Grazie a Report Composer di TrademarkNow, i professionisti del settore della proprietà intellettuale possono finalmente assumere il controllo di questa "fase finale", trasformando facilmente i dati in argomentazioni fondate per fornire relazioni più rapide e risultati migliori.

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